Op 17 maart 2020 kondigde de Nationale Veiligheidsraad een hele reeks dringende maatregelen aan om de verspreiding van het coronavirus te beperken. Deze maatregelen worden opgenomen in het Ministerieel Besluit van 23 maart 2020.
Dit Ministerieel Besluit legt alle niet-essentiële bedrijven een verplichting op om telewerk te organiseren voor alle personeelsleden die een functie uitoefenen waarbij dit mogelijk is. Deze verplichting geldt ongeacht de grootte van het bedrijf.
Telewerk is evenwel niet verplicht in bedrijven van de cruciale sector en de essentiële diensten. Deze bedrijven zijn echter wel gehouden om, in de mate van het mogelijke, het systeem van telewerk en de regels van social distancing toe te passen.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen structureel en occasioneel telewerk. Bij structureel telewerk doet de werknemer op regelmatige basis aan telewerk. Occasioneel telewerk houdt in dat de werknemer slechts bij gelegenheid aan telewerk doet in situaties van overmacht of om persoonlijke redenen. Het corona-virus wordt in dit geval erkend als overmachtssituatie.
Welke vorm van telewerk dient de werkgever dan toe te passen?
Indien de onderneming reeds voordien structureel telewerk aanbood aan de werknemer, kan de werkgever tijdens deze periode beroep doen op dit systeem.
In dat geval dient er een schriftelijke aanhangsel aan de arbeidsovereenkomst te zijn opgesteld dat minstens de volgende gegevens bevat:
– De frequentie van het telewerk en eventueel de dagen waarop telewerk wordt verricht en eventueel de dagen en/of uren van aanwezigheid in de onderneming;
– De ogenblikken waarop of de periodes tijdens welke de telewerker bereikbaar moet zijn en via welke middelen;
– De ogenblikken waarop de telewerker een beroep kan doen op technische ondersteuning;
– De nadere regels volgens welke de werkgever bepaalde kosten vergoedt of betaalt;
– De voorwaarden en nadere regels voor een terugkeer naar de bedrijfslocatie van de werkgever en, in het geval van een terugkeer naar de bedrijfslocatie van de werkgever, de notificatietermijn en/of de duur van het telewerk en de wijze van verlenging;
– De plaats(en) die de telewerker heeft gekozen om zijn werk te verrichten.
Bij gebreke aan een schriftelijke overeenkomst heeft de telewerker in beginsel het recht zijn werkzaamheden op de bedrijfslocatie van de werkgever te verrichten of terug te keren naar de bedrijfslocatie van de werkgever. Deze sanctie is in deze tijden echter minimaal en kan moeilijk uitwerking verkrijgen.
Indien er binnen de onderneming nog geen telewerk werd ingericht, maakt de werknemer aanspraak op occasioneel telewerk vermits zij hun werk niet kunnen uitvoeren op de bedrijfslocatie door deze overmachtssituatie.
Het occasioneel telewerk is echter flexibeler en minder formalistisch dan het structureel telewerk. De oorspronkelijke arbeidsovereenkomst blijft in dat geval bestaan, maar een onderling akkoord tussen werkgever en werknemer in het kader van het occasioneel telewerk is echter wel verplicht. Al wordt dit akkoord echter wel uitgehold door de overheidsmaatregelen.
Het verdient echter wel aanbeveling dat er ook bij occasioneel telewerk schriftelijke afspraken tussen werknemer en werkgever gemaakt worden omtrent onder meer volgende elementen:
– De eventuele terbeschikkingstelling door de werkgever van de voor occasioneel telewerk benodigde apparatuur en technische ondersteuning;
– De eventuele bereikbaarheid van de werknemer tijdens het occasioneel telewerk;
– De eventuele vergoeding door de werkgever van de kosten verbonden aan het occasioneel telewerk.
Wie dient de kosten verbonden aan het telewerk te vergoeden?
De werknemer behoudt gedurende de periode van telewerk dezelfde rechten inzake arbeidsvoorwaarden als de vergelijkbare werknemers op de bedrijfslocatie.
Het schriftelijk aanhangsel aan de arbeidsovereenkomst bij structurele telewerkers dient regels te vermelden volgens dewelke de werkgever bepaalde kosten vergoedt. Hoewel de werkgever in beginsel is vrij deze regels te bepalen, stelt artikel 9 van CAO nr. 85 dat de werkgever verantwoordelijk is voor het beschikbaar stellen, installeren en onderhouden van de voor het telewerk benodigde apparatuur. In dat geval vergoedt de werkgever uitsluitend de kosten van de verbindingen en de communicatie die verband houden met het telewerk. Als de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt, zijn alle aan het telewerk verbonden kosten voor rekening van de werkgever.
In normale omstandigheden moet een werkgever geen onkostenvergoeding betalen bij occasioneel telewerk.
Werkgever die echter wel een vergoeding willen voorzien voor werknemers die ingevolge het telewerk extra kosten maken, kunnen beroep doen op de volgende (para)fiscaal vrijgestelde forfaits:
– Forfait telewerk:
- Maximaal 20 EUR/maand voor professioneel gebruik van de eigen computerinstallatie (computer, laptop, printer, …);
- Maximaal 20 EUR/maand voor professioneel gebruik van het eigen internet.
– Bureauvergoeding van 126,94 EUR. Deze vergoeding dekt onder meer kosten voor verwarming, elektriciteit, telefoon, klein bureaugereedschap, inrichting van het thuiskantoor, … .
De RSZ bevestigt uitdrukkelijk dat zij dit forfait eveneens aanvaarden voor occasionele telewerkers die ingevolge de corona-crisis tijdelijk van thuis werken. De fiscus aanvaardt dit forfait als kost eigen aan de werkgever.
Het is mogelijk om de forfaits en de bureauvergoeding te cumuleren, op voorwaarde dat de werkgever kan aantonen dat de kosten gedekt door de teleforfaits niet reeds in de bureauvergoeding vervat zitten.
Indien de werknemer nog andere kosten dient te maken om het telewerk naar behoren te kunnen uitoefen (vb. het gebruik van eigen vaste telefoon, aankoop van een scherm/scanner, …) mag de werkgever deze kosten ook terugbetalen. De RSZ aanvaardt enkel een terugbetaling aan de hand van de werkelijke kosten.
Kan een telewerker thuis een arbeidsongeval hebben?
Zowel werknemers die occasioneel als structureel telewerken zijn beschermd bij een arbeidsongeval.
Er bestaat een wettelijk vermoeden dat een ongeval dat plaatsvindt door en tijdens de uitvoering van het werk een arbeidsongeval is. Om het weerlegbaar vermoeden te beïnvloeden, is het werkgevers aangeraden schriftelijk te vermelden in het arbeidsreglement of policy op welke plaats(en) de telewerkers hun prestaties verrichten en aan te geven tijdens welke periode van de dag de telewerker de arbeid dient uit te voeren.
Volgens cao nr. 85 speelt er bij het structureel telewerk nog een tweede wettelijk vermoeden. Het ongeval dat tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst plaatsvindt, wordt weerlegbaar vermoed te zijn overkomen door het feit van de uitvoering van de overeenkomst. Zo zal een ongeval dat tijdens de lunch plaatsvindt eveneens beschouwd worden als een arbeidsongeval, op voorwaarde dat het vergelijkbaar is met een ongeval dat zich ook op de bedrijfslocatie kan voordoen, vb. een snijwonde bij het snijden van een appel. Het spreekt voor zich dat een ongeval tijdens het gras afrijden in de tuin tijdens de lunch niet in relatie staat met de uit te voeren arbeid en aldus geen arbeidsongeval uitmaakt.
Indien u nog verdere vragen heeft over telewerk in tijden van de coronacrisis, aarzel dan niet om met één van onze advocaten van de cel sociaal recht van ARGUS ADVOCATEN contact op te nemen.
Leen VANDENHOLT
