Wat houdt dit in?
Vanaf 2026 mogen facturen tussen Belgische btw-plichtigen niet langer via pdf, e-mail of papier worden verzonden. Hierbij al meteen belangrijk om aan te duiden dat een pdf-factuur géén elektronische factuur is.
Een echte e-factuur is een factuur die in een gestructureerd elektronisch formaat wordt opgesteld en via het PEPPOL-netwerk wordt uitgewisseld. Dat netwerk zorgt ervoor dat facturen rechtstreeks tussen de boekhoudpakketten van verzender en ontvanger worden doorgestuurd, zonder manuele tussenkomst of e-mailverkeer. PEPPOL registreert automatisch de exacte datum en het tijdstip van verzending en ontvangst. Discussies over de verzending of ontvangst van facturen behoren dus tot het verleden.
Wat zijn de gevolgen voor uw onderneming?
Voordelen
- Snellere verwerking: facturen worden automatisch in het boekhoudsysteem van de klant of leverancier ingelezen.
- Geen betwisting meer over verzending of ontvangst: PEPPOL registreert dit objectief en juridisch sluitend.
- Minder fouten en kostenbesparing: minder manuele input, papiergebruik en verwerkingskosten.
- Volledige traceerbaarheid: elke factuur is digitaal opvolgbaar binnen het netwerk.
Aandachtspunten en risico’s
E-facturen zijn volwaardige boekhoudkundige documenten en hebben dezelfde juridische waarde als papieren facturen. Zodra een factuur via PEPPOL is verzonden, wordt ze geacht verzonden én aanvaard te zijn van zodra de PEPPOL-keten dit bevestigt. Terugtrekken of wijzigen is niet mogelijk: zelfs bij een materiële vergissing moet steeds een creditnota worden opgemaakt en vervolgens een nieuwe correcte factuur worden uitgereikt.
Een belangrijk aandachtspunt is dat enkel facturen die via PEPPOL worden verzonden, als geldig en rechtsgeldig “verstuurd” worden beschouwd. Een factuur die buiten het PEPPOL-netwerk om (bv. per e-mail in pdf-formaat) wordt verzonden, wordt fiscaal geacht niet te zijn uitgereikt en hoeft dus niet te worden betaald. Bovendien is de btw op dergelijke facturen niet aftrekbaar, aangezien enkel facturen die aan alle wettelijke en technische vereisten voldoen in aanmerking komen voor btw-aftrek.
Let er ook op dat het verzenden van een e-factuur niet automatisch betekent dat de klant deze kan ontvangen. Enkel ondernemingen die geregistreerd zijn op het PEPPOL-netwerk kunnen e-facturen ontvangen. De meeste softwarepakketten voeren vooraf een controle uit, maar dit is niet altijd sluitend. Een afgeleverde factuur is bovendien nog geen betaalde factuur: de opvolging van betalingen blijft uw eigen verantwoordelijkheid.
Het e-facturatieformaat is strikt. Zonder de verplichte gegevens (zoals btw-nummers, klantreferenties of PO-nummers) wordt de factuur geweigerd door het systeem. Het is dus belangrijk dat uw boekhoudsoftware correct geconfigureerd is en voldoet aan de technische normen van PEPPOL.
Wie na 1 januari 2026 toch nog facturen buiten het PEPPOL-systeem verzendt, riskeert administratieve geldboetes:
- Eerste overtreding: €1.500,00
- Tweede overtreding: €3.000,00
- Vanaf de derde overtreding: €5.000,00
Er geldt wel een beperkte tolerantie: bij een eerste vaststelling volgt doorgaans een waarschuwing zonder onmiddellijke boete, waarna u drie maanden krijgt om uw processen in overeenstemming te brengen met de regelgeving.
Veelgestelde vragen
- Is e-facturatie verplicht voor alle ondernemingen, ook kleine en micro-ondernemingen?
Ja. Vanaf 1 januari 2026 is het gebruik van een e-factuur verplicht in alle B2B-relaties, zonder uitzondering voor micro-ondernemingen.
Ook ondernemingen die gebruikmaken van het btw-vrijstellingsregime voor kleine ondernemingen vallen onder deze verplichting.
De FOD Financiën voorziet geen uitstel van de invoering, maar heeft wel aangekondigd soepel om te gaan met ondernemingen die tijdig actie hebben ondernomen maar op 1 januari nog niet volledig operationeel zijn met e-facturatie.
- Kan ik mijn algemene voorwaarden nog meesturen via PEPPOL?
Ja. De meeste e-facturatiesoftware laat toe om naast het UBL-bestand ook bijlagen (zoals pdf’s met algemene voorwaarden) mee te verzenden.
- Wat met facturen naar het buitenland?
Facturen aan buitenlandse klanten vallen voorlopig niet allemaal onder de Belgische verplichting. In dat geval blijft verzending zoals vandaag mogelijk (pdf, e-mail, enz.).
- Wat als mijn klant nog niet klaar is om e-facturen te ontvangen?
U kunt de factuur toch via PEPPOL versturen. De ontvanger kan deze raadplegen via het gratis Hermes-platform van de overheid.
- Wat als ik een factuur ontvang die niet via PEPPOL is verstuurd?
Vanaf 1 januari 2026 zijn Belgische ondernemingen verplicht hun B2B-facturen via PEPPOL te versturen.
Doen ze dit niet, kunt u hen vragen de factuur opnieuw via PEPPOL te bezorgen.
U kunt de factuur voorlopig wel inboeken, maar de btw is pas aftrekbaar zodra een geldige PEPPOL-factuur is ontvangen.
- Geldt de verplichting ook voor vzw’s?
Ja. Ook vzw’s moeten vanaf 1 januari 2026 e-facturen uitwisselen met andere btw-plichtige ondernemingen of met andere vzw’s.
De overgang naar verplichte e-facturatie heeft juridische, administratieve en fiscale gevolgen. Ons kantoor kan u begeleiden bij de herziening van facturatieclausules in uw contracten, de naleving van btw- en boekhoudwetgeving, en de implementatie van PEPPOL-conforme processen binnen uw onderneming.
Heeft u vragen of behoefte aan begeleiding? Ons kantoor staat tot uw beschikking om samen met u de noodzakelijke stappen te plannen.
Gert DAMIAANS
