Wanneer U als werkgever (of als werknemer) beroep doet op een in de zin van de Wet van 21.07.2016 (en het K.B. van 14.09.2016) erkend gekwalificeerde dienstverlener (en de voorwaarden hieronder tevens vervuld zijn) is het wettelijk mogelijk om een elektronische aangetekende zending te versturen met dezelfde juridische waarde als een papieren aangetekende zending.
Wanneer beroep wordt gedaan op een gekwalificeerde dienstverlener moet de afzender van de aangetekende zending niet bewijzen dat het om een origineel document gaat noch dat het document door de geïdentificeerde afzender verstuurd werd naar de correcte bestemmeling.
In België gevestigde vertrouwensdienstverleners die gekwalificeerde diensten willen aanbieden, zijn bij wet verplicht om hun activiteiten bij de FOD Economie aan te melden.
Het Nederlands-Belgisch bedrijf Connect Solutions werd erkend als gekwalificeerde dienstverlener die een elektronische aangetekende zending aanbiedt. Dit kan met de dienst Aangetekende.email via de website www.aangetekende.email.
Door beroep te doen op een gekwalificeerde dienstverlener ontstaat een onweerlegbaar vermoeden van juistheid van datum en tijdstip van verzending en van ontvangst. Het heeft dezelfde juridische waarde als een handtekening op papier.
Door via Aangetekende.email gebruik te maken van een gekwalificeerde dienstverlener kunnen werkgevers, en ook werknemers, (wanneer de voorwaarden hieronder tevens vervuld zijn) een elektronische aangetekende zending versturen met dezelfde juridische waarde als een papieren aangetekende zending.
Gezien de verzending per aangetekende brief een op straffe van nietigheid voorgeschreven vorm is bij een ontslag met opzeg of een ontslag om dringende reden, moet bij een ontslag sowieso beroep worden gedaan op een gekwalificeerde dienstverlener in de zin van de wet.
Dit is echter niet alles…
Om met Aangetekende.email via een gekwalificeerde dienstverlener een elektronische aangetekende zending te kunnen versturen, moeten zowel de afzender als de ontvanger geregistreerde gebruikers zijn op het platform. De verplichte registratie gebeurt via de elektronische ID kaart.
Na registratie heeft de gebruiker toegang tot een adresboek waarin kan worden nagegaan of de ontvanger ook geregistreerd is. Indien niet, kan een uitnodiging worden verzonden tot registratie.
Om als werkgever op bovenstaande wijze een elektronische aangetekende zending te kunnen versturen, dient de werknemer – bestemmeling geregistreerd te zijn op het platform.
Mogelijks zult U als werkgever voortaan bij de indienstneming van een werknemer vragen dat de werknemer zich vooraf dient te registreren op het platform van Aangetekende.email. In dat geval kunnen aangetekende zendingen, documenten die digitaal ondertekend moeten worden, dan via het platform van Aangetekende.email verlopen.
De kostprijs van een aangetekende zending via Aangetekende.email bedraagt op dit ogenblik slechts 0,80 euro, terwijl een papieren aangetekende zending meer dan 5 euro zal kosten.
Mr. Steven VANDEBROEK
