Met ingang van 1 januari 2026 wordt (gestructureerd) elektronisch factureren de norm voor B2B-transacties (transacties tussen ondernemingen) in België. Deze nieuwe regelgeving is een belangrijke stap in de digitalisering van het bedrijfsleven en heeft als doel de administratieve lasten te verminderen, de transparantie te vergroten en de strijd tegen btw-fraude te versterken.
- Wat houdt (gestructureerd) elektronisch factureren in?
Bij (gestructureerd) elektronisch factureren worden facturen niet langer verstuurd als papieren documenten of eenvoudige PDF-bestanden, maar in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt. Dit formaat moet voldoen aan de Europese normen, zoals bijvoorbeeld de PEPPOL-standaard (Pan-European Public Procurement On-Line).
De verzending via e-mail van een factuur in PDF wordt dus niet als e-facturering (in strikte zin) beschouwd, ook al gebeurt ze elektronisch.
PEPPOL is een internationaal netwerk dat het uitwisselen van (gestructureerde) elektronische facturen en andere zakelijke documenten tussen o.a. bedrijven onderling vergemakkelijkt. Het netwerk biedt een veilige en gestandaardiseerde manier om documenten te verzenden via erkende Access Points, waardoor bedrijven efficiënter kunnen werken en de kans op fouten vermindert.
- Wie is verplicht gestructureerd elektronisch te factureren?
De verplichting geldt voor alle B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen in België, ongeacht de grootte van het bedrijf. KMO’s en zelfstandigen zullen zich dus ook moeten aanpassen aan deze nieuwe regelgeving.
Deze verplichting geldt niet voor:
– ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten volgens art. 44 Btw-wetboek (sociale, culturele, financiële of medische activiteiten;
– niet in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen zonder vaste inrichting;
– forfaitaire btw-plichtigen (dit stelsel wordt uiterlijk op 1 januari 2028 afgeschaft);
– gefailleerde btw-plichtigen.
B2C-transacties (transacties tussen een onderneming en een consument), d.i. de levering van goederen en diensten aan particulieren voor privégebruik, ressorteren evenmin onder deze verplichting.
- Wat zijn de voordelen?
– Efficiëntie: Snellere verwerking en betaling van facturen.
– Kostenbesparing: Minder papierverbruik en administratieve kosten.
– Betrouwbaarheid: Minder kans op fouten door geautomatiseerde verwerking.
– Transparantie: Betere controle en opvolging van betalingen.
- Wat met de papieren of pdf-factuur?
Vanaf 1 januari 2026 is de elektronisch gestructureerde factuur de enige wettelijk conforme factuur voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen in België. Tot en met 31 december 2025 mag nog gebruik worden gemaakt van papieren of pdf-facturen. Nadien kunnen deze nog als informatief document worden meegestuurd, maar ze voldoen niet meer aan de wettelijke btw-verplichtingen voor B2B-transacties.
- Zijn er sancties?
Ondernemingen die niet voldoen aan deze verplichte e-facturatie riskeren een btw-boete; daarnaast kunnen zowel de verzender als de ontvanger de btw alleen aftrekken als de factuur aan alle vereisten voldoet.
- Hoe voorbereiden?
Januari 2026 mag nu nog een ‘ver-van-mijn-bed-show’ lijken, toch doen ondernemingen er goed aan om hun facturatieproces nu al te evalueren en, indien nodig, de nodige software te voorzien om aan de nieuwe regelgeving te kunnen voldoen. Het gebruik van PEPPOL-gecertificeerde providers (access points) kan u alvast helpen om tijdig aan de wettelijke vereisten te voldoen.
Heeft u vragen over de verplichtingen rond elektronisch factureren of wenst u juridisch advies over de implementatie? Neem dan gerust contact met ons op.
Gert DAMIAANS
Advocaat-Vennoot
[email protected]
(bereikbaar via 011/28.64.22)
Jordy VERHULST
Advocaat
[email protected]
