Heeft uw werknemer niet alleen toegang tot het bedrijfsnetwerk, professionele applicaties, de professionele mailbox, professionele documenten en bestanden en/of databanken van de onderneming wanneer hij fysiek aanwezig is op de onderneming, maar ook daarbuiten via zijn eigen persoonlijke smartphone, laptop of pc?
In dat geval zou de werknemer op eender welk ogenblik, dag en nacht, en dus buiten het overeengekomen uurrooster kunnen werken.
Indien de betrokken werknemer geen leidinggevende of vertrouwensfunctie bekleedt (zie artikel Mr. Veerle Nijs -link), mag u overeenkomstig de Arbeidswet van 16 maart 1971 de werknemer in principe niet buiten het overeengekomen uurrooster tewerkstellen. Doet u dit wel, zou dit aanleiding kunnen geven tot overwerk, wat zelfs na de inwerkingtreding van de Wet werkbaar en wendbaar werk nog steeds verboden is behoudens enkele strikt gereguleerde uitzonderingen.
Naar aanleiding van een controle door de inspectiediensten kan u in dat geval een strafrechtelijke geldboete van minimaal 400 euro tot maximaal 4000 euro per betrokken werknemer of een administratieve geldboete van minimaal 200 euro tot maximaal 2000 euro per betrokken werknemer opgelegd krijgen. (bedragen van toepassing voor feiten vanaf 01.01.2017)
Bovendien loopt u het risico dat de betrokken werknemer tijdens of na afloop van de arbeidsovereenkomst (over)loon zal eisen voor de prestaties waarvan hij kan bewijzen dat hij ze heeft verricht buiten het overeengekomen uurrooster door vb. het voorleggen van professionele mails verstuurd na zijn arbeidsuren ’s avonds of in het weekend.
Is het niet de bedoeling dat uw werknemers buiten het overeengekomen uurrooster werk uitvoeren en hun professionele e-mails controleren en beantwoorden via hun mobiel toestel, is het aangewezen om een policy op te stellen of uitdrukkelijk in het arbeidsreglement te vermelden dat niet alleen de toegang en de voorwaarden tot het professioneel netwerk via het persoonlijk mobiel toestel regelt (afspraken rond privacy, controle door de werkgever, voorkomen van gegevenslekken), maar ook verduidelijkt dat u als werkgever niet verwacht dat de werknemers buiten het overeengekomen uurrooster beschikbaar zijn en dat overuren slechts verricht kunnen worden op vraag en met goedkeuring van de werkgever. Indien ze dat toch zouden doen, is het alleszins zonder uw akkoord.
Op deze manier verkleint u het risico dat deze prestaties als overwerk beschouwd worden. Artikel 19 van de Arbeidswet van 16 maart 1971 definieert arbeidstijd immers als: “De tijd gedurende welke het personeel ter beschikking is van de werkgever”. Bovendien is volgens vaste cassatierechtspraak slechts loon verschuldigd als tegenprestatie voor bedongen arbeid, i.e. arbeid waarover een akkoord tussen partijen bestaat.
Veiligheidshalve zal u ook effectief moeten verhinderen dat binnen uw onderneming een cultuur ontstaat die arbeidsprestaties buiten het normale uurrooster aanmoedigt. Wanneer u bijgevolg vaststelt dat uw werknemer, zonder vertrouwensfunctie, systematisch buiten zijn normaal uurrooster professionele mails beantwoordt, zal u de werknemer hierop moeten aanspreken en hem aan de afspraken moeten herinneren.
Mr. Mieke LIESENS
Advocaat-vennoot
