Tijdens deze coronacrisis heeft u ongetwijfeld andere zorgen aan uw hoofd en is mogelijks uw onderneming zelfs volledig gesloten. Desalniettemin blijft de wettelijke verplichting om de jaarlijkse algemene vergadering van uw vennootschap te organiseren bestaan.
Het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV) legt de verantwoordelijkheid voor de organisatie van de algemene vergadering uitdrukkelijk bij de bestuurders. Daarnaast blijven ook tal van andere verplichtingen eenvoudigweg doorlopen: het neerleggen en goedkeuren van de jaarrekening, indienen van fiscale aangiftes, vernieuwen van het mandaat van de bestuurders, … .
Tegenover deze wettelijke verplichtingen staan momenteel de maatregelen die de overheid heeft opgelegd ter bestrijding van het coronavirus waardoor niet-essentiële verplaatsingen verboden zijn, waarbij mogelijks vennoten ziek of in quarantaine zijn en daardoor in de onmogelijkheid zijn om de algemene vergadering bij te wonen en de social distancing maatregel die moet gerespecteerd worden.
Hoe kan u als bestuurder rekening houden met deze maatregelen en toch voldoen aan de wettelijke verplichtingen? Essentieel is uiteraard telkens dat elke aandeelhouder zijn stemrecht kan uitoefenen én gebruik kan maken van zijn vraagrecht.
Indien er maar één enkele aandeelhouder aanwezig is – het aantal deelnemers kan immers via volmachten beperkt worden tot één enkele persoon – of als de vergadering materieel dermate kan georganiseerd worden dat de maatregelen tot bestrijding van de Corona-pandemie kunnen geëerbiedigd worden, is er uiteraard geen bezwaar om de vergadering te laten doorgaan op de datum die statutair is bepaald.
Daarnaast voorziet het WVV de mogelijkheid om de vergadering schriftelijk te organiseren, d.w.z. dat de aandeelhouders – mits eenparigheid – schriftelijk alle besluiten kunnen nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van de beslissingen die bij authentieke akte moeten worden verleden (vb. statutenwijziging).
In dat geval, éénparigheid impliceert uiteraard de instemming en dus de “aanwezigheid” van alle vennoten, dienen de formaliteiten van bijeenroeping ook niet te worden nageleefd. Bij gemis aan éénparigheid moet de vergadering daarentegen wel degelijk materieel georganiseerd worden om de bespreking toe te laten.
De derde mogelijkheid bestaat er in dat de statuten voorzien dat aandeelhouders op afstand deelnemen aan de algemene vergadering door gebruik te maken van elektronische communicatiemiddelen. Wat de naleving van de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid betreft, worden de aandeelhouders die op die manier aan de algemene vergadering deelnemen, dan geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden. Het gebruikte communicatiemiddel moet toelaten om de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouders te controleren op de krachtens de statuten bepaalde wijze. De gebruikte tool of communicatievorm moet de aandeelhouders ook in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om hun stemrecht uit te oefenen m.b.t. alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken.
De statuten kunnen bepalen dat het elektronische communicatiemiddel hen ook moet toelaten om deel te nemen aan de beraadslagingen en om vragen te stellen. De oproeping tot de algemene vergadering moet een heldere en nauwkeurige beschrijving bevatten van de procedures die betrekking hebben op deze deelname op afstand. In de praktijk wordt dit al veelvuldig toegepast d.m.v. conference calls, Skype, Teams, Zoom, … . Unanimiteit is in deze optie niet vereist vermits het gesprek een vrije bespreking van de agendapunten toelaat.
Tenslotte kan de Algemene Vergadering natuurlijk ook uitgesteld worden. Zo moet de jaarrekening in beginsel wel binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar (dus doorgaans uiterlijk 30.06.2020) aan de algemene vergadering voorgelegd worden, maar de wet voorziet de mogelijkheid dat het bestuursorgaan tijdens de algemene vergadering oordeelt om de beslissing over de goedkeuring van de jaarrekening met drie weken uit te stellen.
Hoewel het WVV al voldoende alternatieven voorziet, zal in deze uitzonderlijke tijd er noodzaak zijn aan bijkomende versoepeling.
Op het ogenblik van de redactie van dit artikel wordt een volmachtenbesluit aan de Raad van State voorgelegd, waarbij voormelde mogelijkheden verder zullen versoepeld worden, waaronder mogelijk het organiseren van een algemene vergadering via elektronische weg zelfs indien de statuten dit niet voorzien of tevens het opnemen van een langere termijn waarmee een algemene vergadering kan uitgesteld worden. Dit zal uiteraard enkel gelden voor de algemene vergaderingen die statutair moeten doorgaan tijdens de duur van de crisistermijn die momenteel werd bepaald tot uiterlijk 19.04.2020, maar die mogelijks nog zal verlengd worden.
Voor de algemene vergaderingen die pas nadien moeten georganiseerd worden zal die versoepeling onnodig zijn en ook niet toegepast kunnen worden.
Indien u vragen heeft, aarzel niet: U vindt voor elk rechtsdomein gespecialiseerde advocaten bij Argus Advocaten die op eerste verzoek ter beschikking staan voor een volledige en correcte bespreking van uw dossier!
Dirk Vandecasteele Gert Damiaans
